Asesor Útil

Hola

Llegó el momento de la presentación de toda la documentación y después de bastantes años sin dedicarme a estos temas me ha tocado volverlo a hacer.

Necesito que me ayudes para ver si todo lo que pienso que hay que presentar es correcto o me falta algo, y lo mismo con los plazos.

Presentación de los Libros

Anteriormente presentaba en el registro encuadernado todo junto esta documentación: listado del diario, balances de sumas y saldos trimestrales, balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias. Resumiendo, en la misma encuadernaciín el libro diario y el libro de inventario y cuentas. ¿ Es correcto?

¿ Sabe si a la hora de calcular los honorarios tendría que marcar un libro o 2?

El plazo seía hasta final de abril

Presentación de las cuentas anuales

Al tratarse de una PYME sin empleados y con poca facturación creo que tendría que presentar:

- instancia

- hoja identificativa

- certificación acuerdo de Junta

- Balance

- Cuenta de Resultados

- Memoria

- Informe medioambiental

- Estado abreviado de cambios en el patrimonio neto

Sobre lo que tengo las dudas es sobre el plazo de presentación de las cuentas y sobre el certificado del acuerdo de la junta, ¿este certificado es en el que tiene que verificar la firma el notario?¿ Me pondría decir donde encontrar un certificado "tipo"?

Otra cosa, tengo mis dudas de que otros años hayan presentado las cuentas en el registro ( los libros si ), ¿ podría llevarme alguna sorpresa del tipo de que no me las acepten por no estar presentadas las anteriores?

Muchas gracias de antemano

Gracias por la rapidez de la respuesta, lo que no entiendo es que si no presento ahora las cuentas anuales las tengo que transcribir a mano en el libro legalizado de Inventarios y Cuentas Anuales, tampoco lo del borrador. Yo pensaba que se rellenaban los impresos tipo (para las cuentas del Registro) y ya está.

¿Me lo puede explicar un poco más?

Muchas gracias

Si que eres rápido, graciasssssssssssssssss.

Creo que ya lo he entendido

De los 4 libros realmente tendría que presentar el Diario y el Inventario y Cuentas Anuales; dado que en el de cuentas anuales ya se recogen las mismas por eso lo llamas borrador, a diferencia de la presentación posterior en las hojas tipo donde también se incluyen las cuentas del año anterior como comparativa.

¿Es así ?

Muchas gracias por atenderme

Buenas,

Hace unos años que me dedico a llevar los libros contables y las cuentas anuales, así que me gustaría aportar mi granito de arena que he ido aprendiendo a base de la experiencia:

Sobre libros contables:

A nivel mercantil, debes conservar los libros contables de los últimos 6 ejercicios, todos los anteriores restan prescritos, hayan sido o no presentados en su momento.

Los libros requeridos se pueden simplificar en: Libro Diario, Libro de Balances, y Memoria. Cabe decir que suele legalizarse también el Libro de Inventario y otros libros accesorios, aunque de hecho, yo nunca presento la memoria y inscribo exclusivamente el Libro Diario y el Libro de Balances trimestral, 4 dígitos los tres primeros periodos y a dígitos máximos el último trimestre. Se entiende que la memoria al estar confeccionada dentro de los tres meses posteriores al cierre del ejercicio entra dentro del plazo de presentación de los libros (dentro de los 4 meses posteriores al cierre), aunque para ser realistas, nunca tengo las memorias confeccionadas hasta Junio (y Julio incluso). Lo de los 4 dígitos tiene una explicación, los Libros son públicos, así que conviene no dar información excesiva y en el nuevo PGC existen cuentas exclusivas a 4 dígitos (no a 3 como en el antiguo) así que excepto el 4T, que sí que exige exponer las subcuentas "a máximos" el resto lo preparo a 4 dígitos.

Cada tipo de libro contable cuenta como "1", así que puedes insertar el Libro Diario y el Libro de balances en un único "tomo" pero te computarían como 2 libros independientes en la diligencia. Ojo que la caducidad de la diligencia (en caso de presentar el libro sin tomo físico y llevandolo más tarde -para ganar plazo básicamente- la diligencia tan solo tiene una duración de 2 meses y tener que expedir otra comporta una pequena sanción por la apertura del asiento de presentación ante el Mercantil).

Los Libros se pueden presentar por la plataforma de la web registradores.org, que es bastante recomendable. Así tan solo con legalizar el Libro de Actas y el de Socios de forma física es suficiente, el resto puede ser telemático.

Sobre cuentas anuales hay más tela que cortar…

Se debe realizar la Junta General dentro de los 6 meses posteriores al cierre, y muy importante, una vez celebrada, se deben presentar en el Mercantil las cuentas aprobadas como mucho 30 días después, de ahí que si cogemos como día de celebración de la Junta el 30/06, el plazo máximo para presentar las cuentas sea el 30/07, y ojo también porqué el 30/07 es hasta la hora de cierre del Registro Mercantil, que no son las 12 de la noche sino las 5-6 de la tarde dependiendo de cada Registro Mercantil.

Evidentemente si la Junta no aprueba las cuentas, no se pueden presentar y entrarían fuera de plazo si se presentan después de un mes desde la celebración de la primera Junta.

No se debe de olvidar que desde el ejercicio 2008 se debe incorporar el ECPN (estado de cambios en el patrimonio neto), y que según el artículo 35.6 del código de comercio, las cuentas anuales de 2008 se consideran iniciales por lo que los balances no deben presentar datos comparativos de 2007 (sí debe incorporarse el balance de 2007 en un apartado especial de la memoria).

La certificación de la aprobación de cuentas NUNCA puede expedirse antes que la celebración de la Junta, por lo que curarse en salud y expedir el dia después es bastante razonable. Debe constar el Plan Contable al cual se acoge la Sociedad en la certificación, así como la modalidad de presentación (telemática, soporte digital) y la Huella Digital generada en caso de ser digitales. La firma legitimada ya no es obligatoria para la presentación completa de forma telemática (certificación firmada digitalmente mediante DNI-e, así como el archivo de las cuentas).

Si se opta por presentar semi-telemáticamente (certificación y huella digital físicas), durante los 15 días posteriores, se debe presentar en el Mercantil ambos documentos con la instancia de "incorporación a depósitos telemáticos" debidamente cumplimentada.

Y siento decir que si las cuentas previas no han sido presentadas, va a venir un error al requerirse la presentación de las cuentas anteriores (hasta 6 ejercicios, como en el caso de los Libros), aunque me he encontrado el caso de qué no se den cuenta y me inscriban algún depósito jeje

Muy importante, es que el Mercantil puede cerrar la hoja registral por falta de presentación reiterada de cuentas anuales pero a efectos prácticos nunca me lo he encontrado. Los que sí suelen pasar nota al Mercantil para cerrar hojas registrales es Hacienda, que al no presentar durante 3 años consecutivos el I. Sociedades informan al Mercantil y cierran la hoja (es un cacao de 3-4 mesos reabrir la hoja registral, un espectaculo). El Mercantil con que estén las escrituras al día se suele conformar.

Curiosidades varias es que en principio, dejar de presentar las cuentas anuales en plazo y forma puede acarrear, según la teoría, una sanción de 30.000 a 60.000 €, aunque NUNCA lo he visto (el día que se pongan duros vamos a ver… XDDDD). Para asegurarte que todas las cuentas están al día caldría revisa el BORME, o alguna página que recopile datos de dicho boletín (como axesor por ejemplo) o incluso pedir nota marginal al Mercantil.

En fin, no sé si me dejo alguna cosa para comentar. Me parece un tema muy entretenido esto del Mercantil, será porqué mi carrera profesional empezó por este tema :P

Un saludo.

Muchisimas gracias a los dos.

jmqg, vaya lección, seguro que no soy la única a la que es de utilidad, mis mas sinceras gracias por su aportación.

Saludos

Flash dijo:

La llevanza de libros indica que tienes que tener cumplimentados los libros oficiales:

* Diario (como mínimo 15 asientos: apertura, doce meses, regularización y cierre).

* Inventarios y cuentas anuales (que incluye los balances): Inventarios, balances, Cuentas anuales (Balance de situación, Estado de PYG, memoria, informe de gestión si procede)

* Libro de accionistas o socios. Manual.

* Libro de Actas.  (manual o mediante hojas intercambiables, una vez legalizado el libro ya no se presenta en ningún sitio, pero tiene que estar al día por si viene una comprobación o inspección).

Si tu presentas al Registro mercantil ahora mecanizado al registro mercantil la información obligatoria no tienes que transcribir nada a los libros salvo el libro de actas y el de socios cuando haya cambios de altas o bajas.

Si ahora solo presentas, por ejemplo, el diario, los balances y el inventario, habrás dejado de presentar el borrador de las Cuentas Anuales, luego al tener que estar reflejadas en algún lugar, debes reflejarlo por escrito en un libro manual (o adjuntarlo como nuevo libro mecanizado fuera de plazo).

Nos leemos

Hola:

en relación al Libro de Actas:

si una Empresa pierde el libro de actas, o nunca lo ha tenido, ¿como se haría para ponerlo al día? partiendo de la base que sí tienen las actas y no se tiene Libro.

¿Ir al RM y legalizarlo desde cero, así sin más? O se debería ir a la Notario para hacer una acta de extravío? Pero y  en el caso de que nunca se haya legalizado ese Libro previamente?

un saludo